利用电子商务这一先进的经营模式来提高企业的经营效率、降低经营成本、开拓国际国内市场，从而显著地提高企业的竞争力已成为中国企业应对“入世”和迎接网络经济挑战的一项重要举措。电子化采购是实施电子商务的基本内容，正受到国内外企业的广泛重视。今年2月25日，美国通用、福特和戴姆勒——克莱斯勒三大汽车公司联合宣布，它们将联手建立一个网上采购体系，使得三家公司的原材料、零部件采购集中在一个门户网站上进行，预计这个网站每年采购额将达两千四百亿美元。电子化采购已成为企业采购的一种新的发展趋势。

什么是电子化采购

采购是企业为了进行正常的生产、服务和运营，而向外界购买产品和服务的行为。它是企业运营过程的一个重要组成部分，连接着生产与销售的各个环节，对生产与销售以及企业最终利益的实现有着很大的影响。随着信息技术的迅猛发展，企业的运作模式、组织结构都在发生着深刻的变革，企业的采购活动也向电
子化、网络化发展，电子化采购的概念也随之应运而生。简单地说，电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。具体说来，开展电子化采购的企业在网络上公布所需的产品或服务的内容，供相应的供应商选择；采购企业通过电子目录了解供应商的产品信息；通过比较选择合适的供应商，然后，下订单并开展后续的采购管理工作。与原有的采购模式相比，电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业和供应商双方受益，优势十分明显。企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下过程：①填写订购单。采购部门的员工或采购申请部门通过软件提供的界面提出要求并填写订购单。②审核订购单。一般通过管理软件自动进行审核，当订单要求超过限额或一些特殊的订单要提交企业主管进行审核。③联系供应商。订单批准后，就通过网络联系供应商，供应商根据企业的采购要求，通过网络提供相应的商品或服务的信息。④选择供应商。采购企业根据供应商提供的各种资料信息进行比较选择，择优选定一家或数家供应商。⑤采购结算。通过相应软件进行采购货款的结算，借助银行的参与实现货款的支付转移。从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，保证了采购过程的公正、高效，对克服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。

电子化采购的优势

与传统的采购方式相比，电子化采购的优势是显而易见的，主要表现在以下几个方面：

(1)降低采购成本电子化采购在降低成本方面是全方位的，从原材料和零部件的价格以及各种人工服务费用等都将会大幅度降低。表现在两个方面：一方面，采购企业可以通过网络进行全方位的选择，改变过去人工采购时供应商数量的局限性，可以在更大范围内进行比较选择，从中选择报价和服务最优秀的供应商；另一方面，采购过程基本可在办公室通过网络进行，采购商与供应商大部分面对面的接触将被信息传输所代替，可大大节省采购人员的差旅费开支，并且一些不规则采购行为也失去了市场。据美国全国采购管理协会称，使用电子化采购系统可以节省大量成本：采用传统方式生成一份订单所需要的平均费用为150美元，使用电子化采购可以将这一费用降低到30美元。美国三大汽车公司的采购网站是一极好的例子。

(2)获得采购主动权在传统的采购模式中，采购商根据自己的采购要求，要对供货方进行访问、了解，进而谈判、交易，商品价格以及与采购过程相关服务的主动权很大程度上掌握在供货方手里，特别是采购量较小的中小企业往往处于被动地位。对采购商而言，他们都希望获得质量最好、价格最便宜的商品与服务，这就需要有一个比较和筛选的过程，而这对通过传统渠道进行采购的企业来讲是十分困难的，因为采购企业无法掌握足够多的供货方信息，也无法与之共同展开谈判。在人力、物力较为薄弱的企业更是难以承受的。电子化采购可使采购企业牢牢把握采购的主动权。首先，电子化采购中，企业充分考虑了企业的实际要求，再提出对产品的采购要求。其次，产品价格是竞价的结果。采购商将自己所需的产品信息在网上公布出来，供应商展开价格与质量的竞争，胜者负责将质优价廉的商品送到采购商指定的地点。最后，采购商可以与供应商随时进行沟通，获得即时的售后服务。

(3)提高采购效率在电子化采购中，采购商与供应商以及采购公司内部繁琐的手续都将得到简化，信息的传递会更快捷而方便，物流配送可由专门的第三方物流提供方来完成等，这都将大大提高了采购的效率。借助网上的搜索引擎，采购信息几乎可在瞬间得到，过去要在十天、半个月才能生成的采购订单，在电子化采购中可以立即完成。对于那些极为分散的、种类多而数量并不大的商品，电子化采购的优势将表现得更为充分。另外，在传统的采购过程中，由于大量的人工数据传输，往往会出现一些人为错误，如装运日期、不同规格商品的数量等往往会出现差错，常会给采购工作带来不利影响，甚至造成采购工作的失败，产生不必要的经济损失。电子化采购实现了采购信息的数字化、电子化，减少了重复录入的工作量，也使人工失误的可能性降到了最低限度。

(4)优化存货管理电子化采购是一种“即时性”采购，提出采购需求到采购品的到位可以做到紧密衔接，不会产生大的延误，这样可使存货管理达到最优化的水平。因为采购信息的公开化，采购商可以掌握全国甚至全球范围内的供应商数据，这就使得过去局限在一家或数家供应商的采购渠道得以拓宽，采购企业不必因为一家供应商的停产、减产等原因而准备充足的存货，可以大大减少存货量，从而显著降低存货的开支，避免不必要的风险。

(5)保证采购质量采购品的质量高低直接影响产成品的质量，因此，质量能否保证是采购成功与否的关键因素。在传统的采购活动中，因为有人情、回扣等因素影响，并且采购的范围相对较小，只能“货比三家、五家”，采购中出现质量问题是极为常见的，企业采购到的往往是“价不廉、物不美的”商品，影响企业的生产经营。电子化采购中采购商可以在很大范围内选择供应商，可以做到“货比百家、千家”，尽可能找到质量和价格最为理想的合作伙伴。如对对方的供货信息有疑问，还可进行实地考察，防止质量事故的发生。对原来通过中间商采购的企业来说，可以直接通过网络与生产商联系，防止假货的骚扰。比如，一家经营名烟、名酒的经销商，过去因为生产厂家远在千里之外，无法与其直接沟通，只能直接从中间商那里进货，但很难断定中间商销售的商品是真是假。如果通过电子化采购，经销商只要直接登陆到生产厂家的站点，选择所需要的商品品种，再在网上支付一定数量的预定金，当厂家确认订单后，即可为经销商安排货源，通过物流配送部门或设在经销商当地的生产厂家的分支机构送货上门，使经销商采购到“正宗”的商品，并且价格更为合理。微软公司也已经把其软件销售的重点转移到网上，让全球各地的用户直接在网上通过注册购买到正版软件，杜绝盗版软件的销售。应该说，电子化采购的不断普及，对保证产品质量，打击假冒伪劣能起到很好的促进作用。

(6)适应电子商务发展的潮流电子商务正以无可比拟的优势和不可阻挡的趋势极其迅速地改变着人类生产经营活动的方式，任何一家中国企业如果漠视它的发展，必将错失良机，最终会被电子商务时代无情地淘汰。“要么触网，要么死亡”已不再危言耸听，而将在不久的将来得到印证。试想，当越来越多的企业通
过电子商务方式开展业务时，还有没有企业愿意与不知“上网为何物”的企业打交道，就象现在这样根本不会有哪家企业可以不用电话、传真可以做业务的。电子化采购作为实施电子商务的重要内容，相对利用网络开展营销业务来说，投入少，难度小，而见效十分明显，通过实施电子化采购对促进企业全方位实施电子商务有重要的意义。电子化采购顺应了电子商务发展潮流，对提高企业的市场竞争力和经济效益有很大的促进作用，我国的企业尽快建立起一套完善的电子化采购体系是十分必要的。

电子化采购的策略

电子化采购的解决方案已成为众多计算机软、硬件厂商开发的新热点，目前成熟的产品也已较为常见，这些方案对电子化采购的各个方面进行了设计，使得采购工作程序化、自动化。一些解决方案已得到了企业的认可，如BBP（B－to－BProcurement）电子采购系统已在青岛海尔集团得到实施。但是，企业开展电子
化采购并不是选用某一公司的软件就万事大吉了，实际上电子化采购并不光影响企业的采购流程，还深入到整个企业的业务运作之中，将从根本上改变企业的运营方式。企业只有内外结合、“软硬兼施”，才能建立一套运行良好的电子化采购体系，才能充分发挥电子化采购的优势。

(1)逐步实现企业内部的信息化电子化采购的开展必须要有内部信息系统作支持，只有企业内部实现了信息化，才能使电子化采购发挥出更好的优势。当前，我国有一些企业把电子化采购只当作一种尝试，偶一为之。究其原因，一方面对电子化采购的发展趋势还持怀疑态度，另一方面，因为没有企业内部信息化的配套，其作用很难发挥。因此，加快企业内部信息化建设已成为当务之急，通过建设企业内联网，应用ERP（企业资源计划）管理系统，把企业进货、销货、存货、生产以及财务、计划等各个环节通过网络连接起来，再把网络延伸到企业外部，与电子化采购系统对接，这样才能成为电子化采购的真正受益者。

(2)采用符合自身特点的电子化采购软件企业开展电子化采购，要求把采购请求形成、请购单填写、采购审批、订单下达等各项采购工作都可通过网络并借助计算机软件来实现，因此，电子化采购软件的作用显得十分重要。目前市场上这类软件十分丰富，但不同的软件其侧重点和出发点有所不同，不同的软件各有自己的优势和劣势，这就要求企业需要根据自身的采购规模、周期等来选用最符合自身需要的软件，不要盲目追求功能强大，也不应偏面采用国外大公司的产品，必须坚持“最合适的才是最好的”原则，避免产生“化大钱办不成事”的结局。一般来说，电子化采购软件必须建立在Internet基础上，包括CA认证、咨询和支付等功能；根据需要还应提供商业伙伴目录、定价服务以及集成功能；要能与ERP和办公自动化等后台系统集成。另外，采购管理人员的工作界面必须友好，简单明了，易操作。当然，除购成品软件外，企业也可委托软件公司或企业计算机专业人员专门开发，真正设计出符合企业需要的采购软件，为企业更好地开展采购业务服务。

(3)加强人员培训电子化采购的有效实施离不开高素质的管理人员，既要求他们掌握专业的采购管理知识，同时还必须有较高的计算机和网络应用的知识，懂得电子商务的运作，能够充分利用网络这一先进工具为企业的生产经营活动服务。这样的人才，在国内的传统企业中是十分缺乏的。因此，加强人员培训，提高现有管理人员的素质是一项十分重要的任务。当然，企业领导人的重视并身体力行，对推动企业信息化建设和员工素质的提高都有十分重要的影响。随着电子化采购的深入实施，单纯意义上的采购员将不复存在，采购工作将会涉及到企业整个生产经营的全过程，几乎与每一位员工都有直接或间接的联系，有必要对关系较为密切的部门的员工进行电子化采购的培训，让他们更好地了解企业内部的采购要求和规定，对企业的运作流程有一个系统的认识，提高他们参与电子化采购过程的积极性、主动性和创造性。

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